Henkilötietojen käsittely

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
DKCO Asianajotoimisto Oy
Köpmansgatan 2
AX-22100 Maarianhamina

Dan Karlsson
Sähköposti: dan.karlsson@dkco-law.com
Puhelin: +358 (0)20 527 4000

2. DKCO:n henkilötietojen käsittelystä
DKCO on Suomessa ja Ahvenanmaalla toimiva asianajotoimisto. Henkilötietoja käsitellään toiminnan yhteydessä mm. toimeksiantojen hoitamiseksi, toiminnan kehittämiseksi ja rekrytointia varten. Me huolehdimme henkilötietojesi suojasta ja kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten ja missä tilanteissa henkilötietoja käsitellään sekä mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä on. Alla luetellaan joitakin henkilötietojen käyttötarkoituksia , mutta juuri sinun kohdallasi sovellettavat käyttötarkoitukset ja perusteet käsittelylle riippuvat sinun omasta asemastasi ja tehtävästäsi. Voit esimerkiksi esiintyä vierailijana kotisivuillamme, asiakkaana, vastapuolena toimeksiannossa tai stipendin vastaanottajana. Mitä henkilötietoja käsittelemme juuri sinun kohdallasi, riippuu siten omista toimistasi ja meidän suhteestamme sinuun.

3. Käyttötarkoitukset ja käsittelyn perusteet
DKCO:n tuotteiden, palveluiden ja toiminnan kehittämiseksi, asiakastoimeksiantojen hoitamiseksi tarkoituksenmukaisesti ja voimassa olevan lain noudattamiseksi, DKCO käsittelee henkilötietoja pääasiassa seuraavin tarkoituksin ja perustein:

1. Toimeksiantojen käsittely. Kääntyessäsi meidän puoleemme avun tarpeessa tarvitsemme henkilötietojasi ollaksemme yhteydessä sinuun ja mahdolliseen vastapuoleen ja tämän edustajaan, sekä sen arvioimiseksi, miten asia tulisi käsitellä sinun kannaltasi parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Näihin tarkoituksiin tarvitsemamme henkilötiedot vaihtelevat tapauskohtaisesti ja tämäntyyppinen henkilötietojen käsittely perustuu yleisiin sopimusehtoihin, asianajajia koskevaan lainsäädäntöön (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet) sekä oikeutettuun etuun.
2. Laskutuksen, maksujen ja perinnän käsittely. Meidän on saatava suorittamastamme työstä maksu. Tämä hoituu laskuttamalla tietystä toimeksiannosta ja pitämällä maksuasi silmällä yleisten sopimusehtojemme perusteella. Mikäli emme vastaanottaisi maksua, voimme myös kääntyä perintätoimistojen puoleen oikeutetun edun perusteella.
3. Asiakasvarojen käsittely. Mikäli jätät asiakasvarasi talletukseemme, niitä ei luonnollisesti sekoiteta omiin varoihimme. Säilytämme asiakasvarasi erillisellä tilillä perustuen asianajajista annettuun lainsäädäntöön (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet).
4. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäisy. Asianajotoimistona DKCO on velvollinen keräämään tietoja kyseisenlaisen toiminnan selvittämiseksi ja paljastamiseksi. Tämä perustuu sekä lainsäädäntöön rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä sekä lainsäädäntöön asianajajista (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet).
5. Esteellisyyden selvitys sekä toimeksiannon ja asiakassuhteen rekisteröinti ja ylläpito. DKCO:n toiminta on laajalti säännelty ja velvollisuuksiimme kuuluu asiakkaidemme rekisteröinti ja esteellisyyden selvittäminen. Tästä johtuva henkilötietojen käsittely perustuu asianajajista annettuun lainsäädäntöön (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet) ja omiin yleisiin ehtoihimme.
6. DKCO:n tuotteiden, palveluiden ja toiminnan kehittäminen. On sekä sinun että meidän eduksi, että tuotteemme ovat tarkoituksenmukaisia ja nykyaikaisia, ja haluamme olla alan kehittämisen kärjessä. Jättämäsi henkilötiedot esimerkiksi käymällä kotisivuillamme tai asiakkaana auttavat meitä toteuttamaan nämä tavoitteet. Myös tämänkaltainen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
7. Uutiskirjeiden lähetys ja muu markkinointi. Tarjoamme monenlaisia palveluita joita haluamme tarjota sinulle, ja pidämme sinut ajan tasalla juridiikan uutuuksista. Uutiskirjeet ja muu markkinointi ovat siten keino olla sinun kannaltasi merkityksellinen toimija. Myös tämänkaltainen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
8. Kutsujen ja ilmoittautumisten käsittely. Pidämme erilaisia tapahtumia mainioina tilaisuuksina tavata ja verkostoitua ja haluamme myös sinun osallistuvan. Sinun ilmoittautuessa meidän täytyy käsitellä ilmoittautuminen ja esimerkiksi mahdolliset allergiat. Tämän tyyppinen henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja tapahtuman soveltuviin ehtoihin.
9. Stipendihakemusten käsittely. DKCO myöntää vuosittain stipendin tulevalle lakimiehelle. Hakemusten käsittely ja arviointi sekä stipendin maksuunpano voittajalle edellyttävät tiettyjä henkilötietoja. Tämä henkilötietojen käsittely perustuu stipendiä koskeviin sopimusehtoihin sekä suostumukseen.
10. Toimittajasuhteiden käsittely. Ostaessamme tuotteita ja palveluita muilta käsittelemme tiettyjä henkilötietoja voidaksemme pitää toimittajaluetteloita sekä tuotteen arvioimiseksi, ostojemme seuraamiseksi ja niiden maksamiseksi. Voidaksemme jatkaa yhteistyötä parhaiden toimittajien kanssa meidän tulee nähdä aikaisemmat toimitukset ja niiden sujuvuus. Tässä yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu sekä sopimukseen että oikeutettuun etuun.
11. Sujuvan kotisivuvierailun tarjoaminen. Sujuva ja käyttäjäystävällinen kotisivu tekee kotisivusta sinun kannaltasi tarkoituksenmukaisemman ja nopeammin selattavan. Tämän voidaan katsoa palvelevan sekä sinun, että meidän etuamme. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
12. Työhakemusten käsittelemiseksi, työhakijoiden arvioimiseksi, haastattelujen toteuttamiseksi ja rekrytointipäätösten tekemiseksi. DKCO voi käsitellä henkilötietojasi ollakseen yhteydessä sinuun, arvioidakseen työkokemuksesi soveltuvuutta, kutsuakseen sinut haastatteluun sekä käyttääkseen tietyt henkilötiedot mahdollisen työsopimuksen pohjaksi. Käsittely perustuu DKCO:n oikeutettuihin etuihin. Tietyissä rajoitetuissa tapauksissa käsittely perustuu suostumukseesi (esim. jos rekrytoinnissa käytämme sinua koskevat henkilötiedot, jotka olemme keränneet kolmannelta osapuolelta).

Oikeutettuun etuun perustuvien henkilötietojen käsittelytilanteiden osalta DKCO on suorittanut tasapainotestin sinun etujesi, sinun perusoikeuksiesi sekä meidän etujemme välillä. Monessa tapauksessa meidän ja sinun etusi ovat samanarvoisia. Olemme siitä huolimatta rajoittaneet henkilötietojen keruuta, niiden säilytysaikoja ja muita käsittelytoimenpiteitä vain niiden tarkoitusten kannalta tarpeellisiksi ajoiksi.

4. Henkilötietoryhmät joita käsittely koskee
Käsiteltävät henkilötietoryhmät riippuvat siitä, minkä tyyppisestä rekisteröidystä on kyse. Henkilötietojen eri ryhmät ovat seuraavat:

1. Tekniset käyttäjätiedot, kuten evästeet, IP-osoitteet, kieliasetukset, paikannustiedot, ohjelmisto- ja laitteistoversiot, millä kotisivujemme osilla olet vieraillut sekä tykkäykset ja kommentit meidän sosiaalisen median sivustoillamme.
2. Perustavanlaatuiset yhteystiedot kuten nimi, sähköposti, osoite, postinumero, seutu ja verkko-osoite.
3. Tiedot asemastasi kuten työnantaja, asema ja ala.
4. Ilmoitukset sekä mahdolliset allergiat tapahtumia varten.
5. Markkinointiluvat ja -kiellot.
6. Suostumukset.
7. Kiinnostuksenkohteet ja minkälaisia viestejä haluat vastaanottaa.
8. Sosiaaliturvatunnus.
9. Asiakastiedot kuten juridinen vai fyysinen henkilö, vastaava toimisto, vastaava henkilö DKCO:lla, esteellisyystiedot, ala ja asiakasnumero.
10. Toimeksiantotiedot kuten käsittelijä, esteellisyystiedot, asianumero, oikeudenala, vastapuolet, vastapuolen edustaja, yhteyshenkilöt esim. vakuutusyhtiöön ja viranomaisiin sekä muut tiedot, joita tarvitsemme tai jotka toimitat meille asian käsittelemiseksi.
11. Maksutiedot kuten hintatarjoukset, laskutussummat, maksetut summat, maksamattomat summat, laskutuspäivät, eräpäivät, muistutukset, laskutusosoitteet, yhteyshenkilöt ja tilinumerot.
12. Tiedot asiakasvaroista kuten summa, muoto, arvo ja säilytysaika.
13. Tietoja rahanpesun ja terrorismin estämiseen liittyvistä seikoista, jotka on lueteltu laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä. Esimerkiksi nimi, syntymäaika, henkilötunnus, edustajien nimet, syntymäajat ja henkilötunnukset sekä syntymäaika ja kansalaisuus juridisten henkilöiden tai vastaavan päätösvaltaa omaavan instituution hallitusten jäsenten osalta.
14. Todistustiedot, työkokemukset, osaamiset ja muut työhön liittyvät tiedot, kuten nykyiset ja aikaisemmat työtehtävät, todistukset, opinto-otteet, suosittelijat ja heidän arviointinsa, soveltuvuusarvioinnit, palkkatoivomukset ja -odotukset sekä muut tiedot.
15. Kuvat. Esimerkiksi kuvat opiskelijoista ja stipendin vastaanottajista.

DKCO:n käsittelemät henkilötiedot on rajattu tarpeellisiin yksittäisen tarkoituksen ja tavoitteen kannalta. Suorittaakseen tehtäviään voimassa olevan lain ja sopimusehtojen mukaisesti DKCO tarvitsee tiettyjä henkilötietoja. Sinulla on oikeus olla luovuttamatta meille kyseisiä henkilötietoja, mutta silloin emme valitettavasti voi taata tuotteidemme toimittamista tai palveluidemme suorittamista parhaalla mahdollisella tavalla tai ollenkaan. Me emme esimerkiksi voi aloittaa toimeksiantoa, ellet luovuta meille tarvitsemiamme henkilötietoja esimerkiksi esteellisyyden selvittämiseksi tai sen selvittämiseksi, liittyykö asiaan rahanpesuun tai terrorismin rahoittamiseen liittyviä riskejä tai muita tietoja, joita tarvitsemme käsitelläksemme asiaasi.

5. DKCO:n käyttämät lähteet
DKCO kerää ensinnäkin henkilötietoja sinulta esimerkiksi suoritettaessa selvitystä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi, ottaessasi meihin yhteyttä, ilmoittautuessasi tapahtumaan tai hakiessasi stipendiämme. Henkilötietojasi tallentuu myös oman aktiivisuutesi kautta esimerkiksi kotisivuillamme ja sosiaalisessa mediassa. Monessa tapauksessa voimme välttyä pyytämästä henkilötietoja sinulta hakemalla niitä muilta tahoilta. Hyödynnämme usein esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämää kaupparekisteriä rekisteröidessämme sinut asiakkaaksemme, rekisteröidessämme sinun toimeksiantosi tai suorittaessamme selvitystä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi. Voimme myös hakea tietoja mm. työnantajasi kotisivuilta. Toimeksiannon käsittelyä varten haemme tarvitsemamme tiedot, jotka voivat olla peräisin kolmansilta osapuolilta ja joiden laajuus vaihtelee tapauskohtaisesti. Lisäksi voimme hakea arvioinnit sinusta ilmoittamaltasi suosittelijalta.

6. Vastaanottajakategoriat
Pääasiallisesti DKCO käsittelee henkilötietoja oman organisaation sisällä ja omiin tarkoituksiin. Joissakin tapauksissa DKCO:n täytyy kuitenkin antaa myös kolmansien osapuolten ottaa osaa henkilötiedoista. DKCO järjestää esimerkiksi tiettyjä tapahtumia yhteistyössä toisten kanssa, jolloin DKCO:lle saattaa syntyä tarve luovuttaa henkilötietoja muille järjestäjille tai yrityksille, jotka huolehtivat esimerkiksi tarjoilusta. Teemme myös laajamittaisesti yhteistyötä muiden yritysorganisaatioiden kanssa, ja joskus saattaa olla tarpeen luovuttaa heidän tietoonsa henkilötietoja voidaksemme hyödyntää niitä tarkoituksenmukaisesti.

Toimeksiannon käsittely edellyttää usein henkilötietojen jakamista kolmannelle osapuolelle. Toimeksiantoon liittyy usein vastapuolia, vastapuolen edustajia, viranomaisia, pankkeja ja vakuutusyhtiöitä, ja näille tahoille luovutamme henkilötietoja siltä osin kuin tarve vaatii. Myös käyttämämme erityisasiantuntijat voivat saada tarpeellisia henkilötietoja. Rahanpesun ja terrorismin estämisestä annetun lainsäädännön mukaan DKCO on velvollinen luovuttamaan henkilötietoja poliisin käyttöön tietyissä tilanteissa. Lisäksi DKCO voi kääntyä kolmannen osapuolen puoleen työnhakijoita koskevien soveltuvuustestien suorittamiseksi.

7. Säilytysaika
DKCO säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia siihen tarkoitukseen jota varten ne alun perin kerättiin. Esimerkiksi evästeet ja muut henkilötiedot joihin saamme pääsyn sinun toimintasi kautta kotisivuillamme tai sosiaalisessa mediassa säilytetään niin kauan kuin DKCO:n katsotaan tarvitsevan niitä tuotteidemme, palveluidemme ja toimintamme kehittämiseksi. Tarpeellinen säilytysaika vaihtelee, mutta kestää yleensä muutaman vuoden. Sinä voit valita, ettei nettiselaimesi säilytä evästeitä ja poistaa ne. Sinun poistaessa henkilötietosi DKCO ei luonnollisesti enää tallenna niitä.

Tarvittavat henkilötiedot uutiskirjeiden lähettämisen kannalta säilytetään niin kauan kuin DKCO katsoo sinun mahdollisesti olevan kiinnostunut DKCO:n tuotteista ja palveluista. Tämä voi esimerkiksi riippua asemastasi yrityksessä tai työpaikastasi. Tapahtumia varten säilytetyt henkilötiedot poistetaan tavallisesti tapahtuman jälkeen. DKCO voi kuitenkaan säilyttää tietoja pidempäänkin esimerkiksi mielipiteesi selvittämiseksi tapahtumasta ja tietääksemme kiinnostaako sinua vastaavat tilaisuudet tulevaisuudessa.

Rekisteröidäkseen ja ylläpitääkseen asiakassuhdettamme DKCO säilyttää henkilötietoja koko sen ajan, kun olet asiakkaamme ja sen jälkeen asianajajaliiton antamien ja muiden vastaavien ohjeiden mukaisesti. Asiakasvarojen ja toimeksiantojen käsittelyn yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot säilytetään yhtä kauan kuin henkilötiedot asiakassuhteista. Esteellisyystietoja voimme säilyttää pidempään voidaksemme selvittää esteellisyyden voimassa olevan lain osoittamalla tavalla. Maksuja, laskutusta ja perintää varten tallennettavat henkilötiedot säilytetään maksun suorittamiseen saakka ja sen jälkeen niin kauan, kun sitä on pidettävä tarpeellisena mahdollisten vaatimusten selvittämiseksi.

Rahanpesun ja terrorismin estämiseksi tallennetut henkilötiedot säilytetään viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä laskien voimassa olevan lain mukaisesti. Sen lisäksi DKCO noudattaa muuta sovellettavaa lainsäädäntöä joka ohjeistaa toisen säilytysajan soveltamiseen, esimerkiksi kirjanpidosta annettua lainsäädäntöä. Rekrytointitietojen säilytysaika riippuu hakuprosessin luonteesta eli siitä, onko kyseessä tietystä aikataulusta riippuva hakuprosessi vai avoin hakemus. Päättyneen hakuprosessin jälkeen säilytämme henkilötiedot vielä vuoden ajan palataksemme mahdollisesti rekisteröidylle, mikäli syntyy uusia rekrytointitarpeita.

8. Henkilötietojen vieminen ETA:n ulkopuolelle
DKCO käsittelee henkilötietojasi pääasiallisesti EU:n ja ETA:n sisällä. Teknisistä syistä DKCO:lle saattaa ilmetä tarve viedä osa henkilötiedoistasi kolmansiin maihin, joissa henkilötietojen turvataso on alempi kuin EU:n ja ETA:n sisällä. Mikäli sellaiset maat eivät kuulu EU:n komission antamaan päätökseen riittävästä tietosuojan tasosta, käsittely turvataan muilla asianmukaisilla turvatoimilla. Sellaiset turvatoimet ovat usein esimerkiksi EU-komission antamia vakiolausekkeet. Lisätietoja näistä löydät täältä: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi (osa tiedoista englannin kielellä).

9. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä DKCO:n käsittelemiin henkilötietoihisi ja oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai esittää vastustamispyyntö niiden käsittelyyn liittyen. Sinulla on lisäksi oikeus siirtää henkilötietoja järjestelmästä toiseen. Näiden oikeuksien laajuus määräytyy tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaan.

Sinulla on mahdollisuus poistaa evästeet sekä päästä niihin ja tiettyihin muihin teknisiin tietoihin käsiksi nettiselaimessasi, puhelimessasi tai muussa laitteessasi. Muussa tapauksessa voit esittää pyyntösi kirjallisesti DKCO:n yllämainitulle yhteyshenkilölle.

DKCO on asianajajista annetun lain mukaan (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet) velvollinen noudattamaan salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta asiakkaan eduksi sekä salassapitoa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi. Käytännössä tämä saattaa rajoittaa mm. mahdollisuuttasi saada pääsyä tietoihisi tai tietoja siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja.

10. Suostumus
Osa henkilötietojen käsittelystä perustuu suostumukseesi. Tällöin sinulla on aina oikeus perua suostumuksesi. Mm. evästeiden suhteen sinulla on oikeus muuttaa asetukset sellaisiksi nettiselaimessasi, ettei evästeitä kerätä.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä DKCO:lla valvontaviranomaisille. Valvontaviranomainen joka valvoo DKCO:n käsittelyä Ahvenanmaalla ja Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi). Voit myös tehdä valituksen tietosuoja-asetuksen noudattamista valvovalle viranomaiselle sinun asuinmaassasi.

12. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
DKCO ei käytä toiminnassaan automaattista päätöksentekoa, mukaan lukien profilointia.