Förvaltningen av bostadsaktiebolag digitaliseras
Den 1.1.2019 trädde lagen om ett bostadsdatasystem (bostadsdatalagen) i kraft. Lagen innebär att förvaltningen av bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag digitaliseras. De huvudsakliga förändringarna som detta medför är att bolagens aktieböcker, aktier och därtill hörande rättigheter och begränsningar kommer att införas i ett riksomfattande register (aktielägenhetsregistret) som förvaltas av lantmäteriverket. Detta innebär även att ansvaret för förandet av bolagets aktiebok och aktieägarförteckning överförs från bolagets styrelse till lantmäteriverket.
Bostadsaktiebolag kommer inte längre vara skyldiga att trycka fysiska aktiebrev och behöver inte längre föra en aktiebok över bolagets aktier och aktieägare. Bolagen kommer däremot att vara skyldiga att överföra information som hänför sig till aktieboken och viss ytterligare information till lantmäteriverket i samband med anslutning till bostadsdatasystemet. Detta utgör dock en avgiftsfri engångsåtgärd och medför således inte en skyldighet att kontinuerligt uppdatera registret. Uppdatering av registeruppgifterna sker därefter på basis av information som aktieägarna lämnar till lantmäteriverket.
Alla nya bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag som gjort sin etableringsanmälan efter den 1.1.2019 kommer omedelbart att omfattas av den nya bostadsdatalagens bestämmelser.
För bostadsbolag bildade innan bostadsdatalagen trädde i kraft kommer överföring till aktielägenhetsregistret att ske på ansökan under perioden 1.5.2019– 31.12.2022. Bolagen ansvarar själva för att ansökan görs och att behövlig information överlämnas till lantmäteriverket inom utsatt tid.
För enskilda aktieägare innebär lagändringen att det inte kommer att finnas ett behov av att förvara fysiska aktiebrev i bankfack eller motsvarande säkra förvaringsutrymmen. Information om en aktieägares särskilda rättigheter och begränsningar kommer att finnas i aktielägenhetsregistret. Således behöver inte t.ex. fysiska pantbrev utfärdas, utan panträtter kan instiftas elektroniskt på ett sätt som påminner om fastigheters pantsättning genom lagfarts- och inteckningsregistret.
Bolagets skyldighet att överföra aktieboken till aktielägenhetsregistret innebär inte att bostadsbolaget ska se till att de enskilda ägarnas aktier införs i registret. Ansvaret för aktiebrevens digitalisering faller helt på de enskilda aktieägarna. Aktieägare som äger aktier i ett bostadsaktiebolag som etablerats innan 1.1.2019 kan när som helst, efter att bolagets aktiebok har överförts, ansöka om att få sina aktier införda i registret. I samband med registreringen ombesörjer lantmäteriverket att det fysiska aktiebrevet makuleras. Det finns med andra ord ingen skyldighet för enskilda aktieägare att överföra sina aktiebrev till det nya systemet, utan det sker på frivillig basis.
Den som däremot förvärvar bostadsaktier efter 1.1.2019, för vilka det finns fysiska aktiebrev och där bostadsaktiebolaget har överfört aktieboken till bostadsdatasystemet, är skyldig att inom två månader från överlåtelseavtalets undertecknande anmäla förvärvet till lantmäteriverket. Till följd av anmälan införs de förvärvda aktierna i aktielägenhetsregistret och de fysiska aktiebreven makuleras. För överlåtelser som inte leder till skyldighet att betala överlåtelseskatt ska anmälan göras inom två månader från äganderättens övergång. Om dessa tidsfrister överskrids höjs registreringsavgiften med 20 % för varje påbörjad tvåmånadersperiod som dröjsmålet varar.
Trots att införandet av bostadsdatasystemet har föranlett förändringar även i andra lagar, som t.ex. lagen om bostadsaktiebolag, kommer vissa tidigare bestämmelser, bl.a. de gällande kallelse till bolagsstämma och aktieägarnas deltagande på bolagsstämman, att gälla fram till att bolagets aktiebok har överförts till bostadsdatasystemet.
Även om överföringen av bolagets aktiebok kan göras ända fram till 31.12.2022 finns det anledning att göra det tämligen omgående efter 1.5.2019 då bolagets administrativa åtaganden minskar i och med överföringen. Överföringen är även en förutsättning för att aktieägare som vill registrera sitt aktieinnehav elektroniskt ska kunna ansöka om det.
