Asunto-osakeyhtiöiden hallinta sähköistyy
Laki huoneistotietojärjelmästä astui voimaan 1.1.2019. Se tarkoittaa asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden hallinnoinnin sähköistymistä. Pääasialliset muutokset koskevat maanmittauslaitoksen hallinnoimaan kansalliseen rekisteriin (osakehuoneistorekisteri) sisällytettäviin tietoihin koskien yhtiöiden osakeluetteloja, osakkeita ja niihin kuuluvia oikeuksia sekä osakkeita ja niihin kuuluvia oikeuksia ja velvoitteita. Tämä tarkoittaa, että myös vastuu osake- ja osakasluettelon pitämisestä siirtyy yhtiön hallitukselta maanmittauslaitokselle. Asunto-osakeyhtiöt eivät tämän jälkeen ole velvollisia painattamaan fyysisiä osakekirjoja eivätkä pitämään osakekirjaa yhtiön osakkeista ja osakkeenomistajista. Yhtiöt tulevat kuitenkin olemaan velvollisia siirtämään osakekirjan tietojen lisäksi tietyt lisätiedot maanmittauslaitokselle osakehuoneistorekisteriin liittymisen yhteydessä. Tämä on tosin maksuton kertaluontoinen toimenpide eikä velvoita rekisterin jatkuvaan päivittämiseen. Päivittäminen tapahtuu tämän jälkeen osakkeenomistajien maanmittauslaitokselle ilmoittamien tietojen perusteella.
Uusi laki huoneistotietojärjelmästä koskee välittömästi kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöyhtiöt jotka ovat tehneet perustamisilmoituksen 1.1.2019 jälkeen . Ennen lain voimaantuloa perustettujen asunto-osakeyhtiöiden osalta siirto tulee tapahtumaan hakemuksesta 1.5.2019 – 31.12.2022 välisenä aikana. Yhtiöt vastaavat itse hakemusten tekemisestä ja tarvittavan tiedon luovuttamisesta maanmittauslaitokselle annetussa ajassa.
Yksittäisille osakkeenomistajille lainmuutos tarkoittaa, ettei fyysisten osakekirjojen säilyttämiselle pankkien tallelokerossa tai muussa turvallisessa säilytystilassa ole tarvetta. Tiedot osakkeenomistajan erityisistä oikeuksista ja rajoituksista löytyvät vastaisuudesta osakehuoneistorekisteristä. Näin ollen fyysisiä panttikirjoja ei ole tarvetta enää laatia, vaan panttaukset voidaan perustaa sähköisesti tavalla, joka muistuttaa kiinteistön panttausta lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin avulla.
Yhtiön velvollisuus siirtää osakekirjat osakehuoneistorekisteriin ei tarkoita, että yksittäisten omistajien osakkeet siirtyvät rekisteriin. Osakekirjojen sähköistäminen jää siten omistajien vastuulle. Omistaja, joka omistaa osakkeen ennen 1.1.2019 perustetusta asunto-osakeyhtiöstä voi koska tahansa, osakekirjan siirtämisen jälkeen, saada osakkeensa hakemuksesta rekisteröityä. Rekisteröinnin yhteydessä maanmittauslaitos huolehtii fyysisten osakekirjojen hävittämisestä. Yksittäisillä osakkeenomistajilla ei toisin sanoen ole velvollisuutta siirtää osakekirjansa uuteen järjestelmään, vaan tämä on osakkeenomistajan harkinnan varassa.
Kuitenkin, henkilö joka 1.1.2019 jälkeen hankkii asunto-osakkeen, on velvoitettu ilmoittamaan hankinnasta maanmittauslaitokselle kahden kuukauden sisällä luovutussopimuksen allekirjoittamisesta. Hankitut osakkeet merkitään Ilmoituksen perusteella osakehuoneistorekisteriin ja samalla fyysiset osakekirjat hävitetään. Niiden varainsiirtojen joiden osalta varainsiirtoverovelvollisuutta ei synny, on tehtävä ilmoitus kahden kuukauden sisällä omistusoikeuden siirtymisestä. Takarajan umpeuduttua rekisteröintimaksua korotetaan 20 %:lla jokaiselta alkavalta kahden kuukauden jaksolta.
Vaikka osakehuoneistorekisterin käyttöönotto on aiheuttanut muutoksia myös muuhun lainsäädäntöön, kuten asunto-osakeyhtiölakiin, tulevat tietyt aikaisemmat määräykset , kuten kutsu yhtiökokoukseen ja osakkeenomistajien osallistuminen yhtiökokouksessa, olemaan voimassa osakeluettelon siirtymiseen asti.
Vaikka yhtiön osakeluettelo ovat siirrettävissä 31.12.2022 asti, voidaan mahdollisimman pian 1.5.2019 jälkeen tehtävää siirtoa perustella sillä, että yhtiön hallinnolliset tehtävät vähentyvät siirron myötä merkittävästi. Myös osakkeenomistajien hakemukset osakeomistusten rekisteröintiin edellyttävät siirtoa.
