Undantag avseende tidpunkten för och ordnandet av stämma

Enligt aktiebolagslagen (’’ABL’’) 5:3 ska den ordinarie bolagsstämman hållas inom sex månader från utgången av räkenskapsperioden. Pandemin har dock orsakat bekymmer och gjort det svårt för företag att uppfylla detta krav. Den tillfälliga lagen medför en möjlighet för aktiebolag att flytta fram tidpunkten för den bolagsstämma som skulle hållas efter räkenskapsperioder som löpt ut mellan 30.9.2020 och 31.3.2021. Enligt den temporära lagen kan den ordinarie bolagstämman i stället ordnas fram till utgången av september månad 2021.

Ett företag som enligt ABL eller sin bolagsordning varit tvunget att ordna stämma innan 31.3.2021 får således tid på sig fram till utgången av september att ordna denna. Företag är naturligtvis inte skyldiga att utnyttja denna möjlighet, men om antalet ägare, gällande restriktioner och det lokala smittoläget leder till oro kring huruvida stämman kan ordnas på ett tryggt sätt, ger den temporära ändringen goda möjligheter att flytta fram stämman.

Kom ihåg att informera ägarna i tid om när stämman ordnas – enligt ABL 5:19 ska kallelsen till ägarna av privata aktiebolag skickas ut tidigast två månader och senast en vecka innan stämman – dessa regler ändras inte i och med den temporära lagen. Notera även eventuella regler i bolagsordningen samt avvikande tidsramar för publikt ägda aktiebolag (börsbolag eller andra bolags vars aktier säljs på en multilateral handelsplattform).

Alternativa arrangemang för deltagande

En ägare i ett börsbolag kan delta i stämman genom tekniska hjälpmedel såsom Teams eller Zoom. För att distansdeltagande ska vara möjligt förutsätts dock att styrelsen fattat beslut om denna möjlighet och naturligtvis säkerställt fungerande röstberäkningsarrangemang samt kontroll av deltagandet. Det är även möjligt att fatta beslut om att representanter som befullmäktigats av ägarna får delta på distans. Notera dock att aktiebolag inte till fullo kan undgå att ordna en fysisk stämma, men i praktiken kan stämman ordnas så att endast de personer som arrangerar stämman är på plats.

Om det inte framgår något avvikande ur bolagsordningen, kan bolagsstämman för ett privat ägt aktiebolag ordnas på distans även utan specialbestämmelser. Detta förutsätter dock att ägarna informeras om arrangemanget och att man säkerställer fungerande system för att trygga smidighet och uppfyllandet av ägarnas rättigheter.

Lättnaderna gällande distansdeltagande i den nya temporära lagen berör således främst publikt ägda aktiebolag. Lagstiftaren avser fortsätta möjligheter till representation och deltagande i börsbolagstämmor. Med undantag från ABL 5:6.1 och 5:8.1 kan en aktieägare delta i stämman genom ett befullmäktigat ombud. Aktieägaren kan välja att befullmäktiga ett ombud bland de ombud som börsbolaget utsett för aktieägarna att välja mellan.

Om börsbolaget väljer att möjliggöra användningen av ombud eller distansdeltagande, bör bolaget utöver information som avses i ABL 5:16.2 i stämmokallelsen inkludera en presentation och kontaktuppgifter till de ombud som bolaget utsett, information om hur mötets funktionärer väljs och hur röstlängd fastställs.

Vad innebär detta i praktiken?

Den temporära lagen utgör en förnyelse av de undantagsregler som tidigare tillämpats under pandemin. De tillfälliga reglerna tillämpas fram till 30.6.2022 med undantag för den förlängda tiden för bolagsstämmor som fortgår till september 2021.

Privatägda aktiebolag har sedan tidigare utan undantagsreglering möjlighet att ordna stämman på distans, vilket innebär att den tillfälliga ändringen för privata aktiebolag främst innebär en lättnad i tidpunkten för bolagsstämman.

Oberoende var och hur den ordinarie bolagsstämman ordnas, är det fortfarande av yttersta vikt att beakta de tidsramar inom vilken kallelser ska skickas samt beakta de krav på information som härrör från ABL och undantagsreglerna (publikt ägda bolag).

Behöver du hjälp med att ordna din bolagsstämma eller med att sammanställa material till kallelsen? Vi på DKCO hjälper dig gärna.