Tue paikallista julkisen hankinnan avulla – uhka vai mahdollisuus?

Sekä yksityiset että julkiset toimijat suosivat usein paikallisia tuotteita ja palveluja, sikäli kun tämä on mahdollista. Yksityiset toimijat voivat toki vapaasti hankkia paikallisia tuotteita ja palveluita mikäli näin haluavat, kun taas julkisten toimijoiden on noudettava lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) (’’Hankintalaki’’).

Hankintalaki ei suoranaisesti kiellä paikallisten tuotteiden tai palvelujen suosimista tai maantieteellisten rajojen käyttämistä valintaperusteena, mutta käytännössä syrjimättömyysperiaate sekä kielto kilpailun rajoittamisesta johtaa siihen, ettei paikallisia toimijoita voida suosia hankinnassa. Tästä syystä tarjoajien maantieteellistä sijaintia ei myöskään voida huomioida vertailuperusteena. Tämä herättääkin usein keskustelua ja tyytymättömyyttä paikallisten toimijoiden keskuudessa. Hankintayksiköt pyrkivät usein sivuuttamaan kritiikin viittaamalla lyhyesti syrjimättömyysperiaatteeseen ja siihen, etteivät he tämän johdosta voi suosia paikallista toimijaa.

On tietysti totta, ettei paikallista toimijaa voi sinänsä suosia, mutta on mahdollista eri tavoin edistää paikallisten toimijoiden mahdollisuuksia osallistua hankintaan. Alla luettelemme mitä eri työkaluja hankintayksiköillä ja tarjoajilla on edistää hankintojen paikallista menestystä Hankintalain asettamissa rajoissa.

Onnistuneen hankinnan avaimet – hankintayksikön ja toimittajan välinen keskustelu

Aivan aluksi voidaan todeta, että onnistunut hankinta koostuu hyvästä yhteispelistä sekä toimivasta ja rehellisestä keskustelusta hankintayksikön sekä kilpailevien tarjoajien välillä. Tällä ei tietenkään tarkoiteta kiellettyä kilpailua rajoittavaa neuvottelumenettelyä, jossa yksi tarjoaja käy kulissien takana keskustelua hankintayksikön kanssa siten, että prosessi päättyy jo ennalta määritellyn tarjoajan voittoon. Sen sijaan tällä tarkoitetaan lisääntynyttä molemminpuolista ymmärrystä hankintayksikön tarpeista ja markkinoilla olevista ratkaisuista. Näin hankintayksiköt, joilla ei välttämättä aina ole aivan tarkkaa tietoa siitä, mitä he ovat hankkimassa, saavat paremman käsityksen tarpeistaan ja toiveistaan sekä miten markkinoilla olevat toimijat voivat täyttää nämä tarpeet. Samalla tarjoajat saavat mahdollisuuden kehittää ja muokata tuotteitaan ja palvelujaan hankintayksikön tarpeita vastaavaksi.

Miten hankintayksikkö voi edistää paikallisten toimijoiden menestystä hankinnoissa?

Selkeät hankinta-asiakirjat

Huolella ja selkeästi laadittu hankintamateriaali lisää onnistuneen hankinnan mahdollisuutta, ja tällä on erityisen suuri merkitys paikallisten toimijoiden menestymismahdollisuuksien näkökulmasta. Tämä siksi, että paikalliset toimijat ovat usein pienempiä yrityksiä, joilla ei välttämättä ole kokemusta tarjousten tekemistä eikä heillä välttämättä ole riittäviä resursseja käytettäväksi tarjousmenettelyyn. Hankintamateriaali, joka selkeästi tuo esiin mitä ollaan hankkimassa ja mitä vaatimuksia tarjoajille ja tarjousten jättämiselle asetetaan, on ensimmäinen toimenpide paikallisten toimijoiden menestysmahdollisuuksien edistämiseksi. Työstämällä ja laatimalla selkeät hankinta-asiakirjat, joissa selkeästi perustellaan tarjoajille asetettavat vaatimukset, voi myös johtaa siihen, että pienet toimijat hyväksyvät hankinnan lopputuleman, mikäli he huomaavat, että hankinta edellyttää suurempia lihaksia kuin mitä yhtiöllä on tarjota.

Hankintamateriaalin huolellinen laatiminen on näin ollen helppo ja kohtuullisen kustannustehokas tapa edistää paikallisten toimijoiden mahdollisuuksia osallistua hankintaan, parantaa paikallisten tuottajien tarjousten menestymismahdollisuuksia sekä pienentää riskiä siitä, että paikalliset toimijat ovat tyytymättömiä hankintaan, jonka vaatimusten johdosta vain isoilla toimijoilla on menestymismahdollisuus.

Hankinnan jakaminen pienempiin osiin

Kapasiteetista päästään seuraavaan tapaan edistää paikallisten toimijoiden menestymis- ja osallistumismahdollisuuksia. Tämä tapa on osatarjousten hyväksyminen. Näin hankintayksikkö voi, sen sijaan että yhden tarjoajan tulisi hoitaa esim. räjähdys- ja maanrakennustyöt, sähkö- ja rakennustyöt, jakaa hankinta useaan osaan siten, että tarjoajat voivat jättää tarjouksen ainoastaan projektin tietystä osasta, kuten sähkötöistä. Voidaan myös esimerkiksi ajatella, että yksi toimija toimittaa perunat ja toinen porkkanat koulun keittiöön, sen sijaan että yhden toimijan olisi toimitettava kaikki raaka-aineet. Mikäli vaatimuksena olisi perunoiden ja porkkanoiden toimittaminen yhden toimijan toimesta, voi olla, että ainoa tähän kykenevä toimija on 200 km päässä toimiva tukkukauppa. Osatarjousten hyväksyminen edistää siten rajatun liiketoiminnan omaavien paikallisten toimijoiden osallistumista hankintoihin.

Hankintayksikkönä on kuitenkin muistettava osahankintojen ja useamman hankinnan ero, sillä jälkimmäinen voidaan katsoa yritykseksi kiertää Hankintalain mukaisia kynnysarvoja, vaikkei tämä ollutkaan hankintayksikön tarkoitus.

Miten tarjoaja voi parantaa mahdollisuuksiaan?

Tarjoajan mahdollisuudet parantaa omia menestymismahdollisuuksiaan voidaan karkeasti jakaa kahteen pääkategoriaan; välittömiin toimenpiteisiin, kuten yhteistyö muiden yritysten kanssa, sekä välillisiin toimenpiteisiin joiden vaikutus ehkä näkyy vasta pidemmällä aikavälillä, esim. avoimet keskustelut hankintayksiköiden kanssa sekä kilpailijoita koskevan tiedon ylläpitäminen. Tietyillä toimenpiteillä, kuten lisäkysymyksillä ja valituksilla, voi olla sekä välitön vaikutus käsillä olevaan hankintaan, mutta myös välillinen vaikutus markkinoihin ja tulevaisuuden hankintoihin.

Yhteistyö

Toimittajat voivat jättää tarjouksen yhteistyönä konsortion muodossa ja siten keskenään sopia, minkä osan kukin tarjoaja voisi ottaa hoidettavakseen. Tämä mahdollistaa myös sellaisten tarjoajien osallistumisen, jotka eivät välttämättä yksin pystyisi osallistumaan hankintaan. On kuitenkin muistettava, että yhteistyö on sallittu ainoastaan tietyissä rajoissa eikä aina välttämättä ole selvää, milloin kyse on sallitusta yhteistyöstä ja milloin kyse on kielletystä kilpailun rajoittamisesta tai kartellista. Yksinkertaistettuna yleissääntönä voidaan pitää, että mikäli et toimijana voi yksin jättää tarjousta, on sallittua jättää se yhteistyössä toisen toimijan kanssa. On myös hyvä muistaa, ettei ryhmittymältä tarjouksenantovaiheessa voida edellyttää tiettyä juridista muotoa, mutta sopimusvaiheessa tämä on mahdollista. Mikäli konsortio siis voittaa hankinnan, voi olla vaatimuksia siitä, että konsortioon kuuluvat tahot muodostavat yhteisen yrityksen ennen hankintasopimuksen solmimista.

Toimijalla saattaa myös olla mahdollisuus osallistua sellaiseen hankintaan, johon hän ei itsenäisesti kykenisi osallistumaan, hyödyntämällä aliurakoitsijoita tarvittavin osin.

On siten tärkeää tiedostaa, ettei kaikenlainen toimijoiden välinen yhteistyö ole kiellettyä ja ettei hankintayksikkö tietyin poikkeuksin voi kieltää tarjoajia antamasta tarjousta ryhmässä ja käyttämästä aliurakoitsijoita. Valintaan siitä, kannattaako tarjous antaa konsortiona tai hyödyntämällä aliurakoitsija, vaikuttaa useampi asia, esim. miten toimitettavat tuotteet/palvelut jakautuvat toimijoiden välillä, toimijoiden keskinäiset vastuusuhteet, muiden yhtiöiden toiminta ja taloudellinen tilanne, hankintayksikön asettamat vaatimukset sekä oletettu käyttökate. Konsortiossa vastuu on pääsääntöisesti solidaarinen. Lähtökohtaisesti toimija vastaa aliurakoitsijoiden suorituksesta samalla tavalla kuin omasta suorituksesta.

Markkinoiden hallinta, tarjonta, kysyntä

Tarjouskilpailussa paras tapa edistää omia menestymismahdollisuuksiaan on tuntea markkinat. Olemalla tietoinen hankintayksikön käynnissä olevista ja tulevista hankinnoista ja samalla olemalla tietoinen kilpailijoiden tarjonnasta, on yrityksellä hyvät edellytykset menestyä tarjouskilpailuissa. Mikäli on esimerkiksi tiedossa, että kilpailijan sopimus esim. kaivuutöistä on umpeutumassa, voi hankintaan valmistautua pyytämällä asiakirjat edellisestä hankinnasta ja siten saada tietoonsa, mitä hankinnassa menestyminen todennäköisesti edellyttää. Samalla pitää itsensä tietoisena siitä, mitä välineistöä ja palveluja nykyisellä toimittajalla ja muilla kilpailijoilla on, ja näin varmistaa, että pysyy itse askeleen edellä kun on aika jättää tarjous.

Tämän lisäksi on hyvä varmistaa, että hankintayksikkö tuntee tarjoajan yrityksen ja sen palvelutarjoaman. Tämä siksi, että tällöin hankintayksikkö tietää minkälaisia tarjouksia se voi odottaa saavansa ja osaa tämän perusteella muotoilla selkeän tarjouspyynnön selkeillä vaatimuksilla. Tällöin hankintayksikkö ei myöskään tule asettaneeksi vahingossa perusteettomia vaatimuksia, joihin vain yksittäinen tai ei mikään tarjoaja pysty vastaamaan. Käymällä keskustelua hankintayksikön kanssa toimijat voivat varmistaa ymmärtävänsä hankintayksikön tarpeet ja näin optimoida omia palvelujaan ja tuotteitaan sekä kehittää niitä kysynnän mukaan.

Lopuksi voidaan todeta, että hankintayksikön toiminnan ja tarpeiden sekä kilpailijoiden toiminnan tunteminen edistää tarjoajan omaa kykyä havaita virheitä ja ongelmia, jotka voivat johtaa oikaisuvaatimukseen tai valitukseen. Myös hankintayksikölle esitettävät lisäkysymyksiä voivat herkemmin tulla huomioiduksi, mikäli tarjoajalla on käsitys hankinnan kohteesta sekä kilpailijoiden tarjonnasta. Muotoilemalla lisäkysymykset tietyllä tavalla, voidaan hankintayksikköä ohjata vastaamaan toivotulla tavalla, korjaamaan hankintadokumentaatiota tai jopa keskeyttämään hankinnan. Oikaisuvaatimuksella hankintayksikölle annetaan mahdollisuus korjata virheensä esim. tarjousten arvioinnin osalta. Hankintaoikaisu voi myös johtaa hankinnan keskeytymiseen. Valituksella taas on merkittävä strateginen vaikutus huomioiden mahdollinen väliaikainen sopimus. Väliaikainen sopimus voidaan solmia toimijan kanssa siksi ajaksi, että valitus on käsitelty markkinatuomioistuimessa.

On kuitenkin hyvä muistaa, ettei oikaisuvaatimuksen tekeminen ole aina kannattavaa tehdä eikä valituksia tule tehdä perusteettomasti. Sekä hankintayksikön että tarjoajan on kuitenkin hyvä pitää mielessä, että näitä työkaluja voidaan käyttää strategisella tavalla. Mikäli osapuolet ovat tästä tietoisia, johtaa se parhaimmassa tapauksessa siihen, että osapuolet ymmärtävät milloin on olemassa oikaisuvaatimuksen tai valituksen riski ja milloin on syytä ylläpitää hyvää keskustelua osapuolten välillä.

Yhteenveto

Yhteenvetona voidaan todeta, että hankinnan kohteesta riippumatta paikallisten toimijoiden menestymismahdollisuudet kasvavat, mikäli sekä hankintayksikkö että tarjoajat ovat tietoisia miltä markkinat kyseisen tuotteen tai palvelun osalta näyttävät ja osapuolet pyrkivät ylläpitämään tervettä kilpailua ja heillä on aito tahto tarjota hankintayksikölle parhaiten soveltuvia palveluja. Laatimalla selkeä hankintadokumentaatio ja harkitsemalla osatarjousten hyväksymistä, annetaan useammalle toimijalle mahdollisuus osallistua menestyksekkäästi hankintoihin.

Tarjoajat voivat omalta osaltaan parantaa omia menestymismahdollisuuksia käymällä keskusteluja, tekemällä yhteistyötä ja tarkkailemalla markkinoita aktiivisesti.